Forandringskatalog

Kataloget er tænkt som et værktøj for den enkelte afdelings egne forberedelser og giver et overblik over de identificerede nye forandringer.

I perioden fra 2020 til 2026 skal Sjællands Universitetshospital forberede og gennemføre indflytningen i det nye hospitalsbyggeri i Køge.

Med udgangspunkt i syv driftsprincipper, som sætter en retning for udnyttelsen af de nye bygninger og teknologier, har tre parathedsgrupper arbejdet med at identificere og forberede de nye arbejdsgange. Læs mere om parathedsgruppernes arbejde her.

Forandringskataloget indeholder et overblik over de på nuværende tidspunkt identificerede nye forandringer samt parathedsgruppernes anbefalinger. Kataloget kan fungere som udgangspunkt for det afdelingsspecifikke parathedsarbejde, hvor de lokale arbejdsgange skal udvikles og beskrives frem mod indflytningen.

Kapitlerne markeres i toppen med en status: grøn, gul eller rød. Farvemarkeringen indikerer, hvor færdigt kapitlet er. De grønne kapitler er færdige, hvilket betyder at afdelingerne med fordel kan påbegynde parathedsarbejdet inden for dette emne. Gule kapitler er delvist færdige – der kan være enkelte beslutninger, der udestår, og kapitlet forventes opdateret. Afdelingerne kan derfor påbegynde parathedsarbejdet, men må forvente enkelte ændringer og opdateringer. Kapitler markeret med rød er ufærdige - her mangler central viden eller beslutninger. Afdelingerne kan med fordele vente med at påbegynde parathedsarbejdet på disse områder, da der forventes større revideringer af kapitlet.

Forandringskataloget er opbygget i tre hovedområder: Forandringer og nye arbejdsflows i ambulatorieområdet, forandringer og nye arbejdsflows i sengeområdet samt de nye understøttende logistikløsninger. Alle kapitler fungerer som selvstændige kapitler og kan læses uafhængigt af hinanden.

Forandringskataloget er også tilgængeligt i en samlet version fra uge 10 2023 (pdf).
Folde-ud-punkterne nedenfor er opdateret 1-2-2023.

Forandringer og nye arbejdsflows i ambulatorieområdet

Status: GRØN - Senest opdateret: 24.3.2022
Vigtigste ændringer: Tilføjelse af Stomi-ambulatoriet på 7. etage

Ambulatorier og pladser til dagbehandling vil i det nye hospital blive samlet på 0. etage og på 1. etage, undtagen stomi-ambulatoriet som vil blive placeret på 7. etage. Det giver patienten kortest mulig vej fra indgang til behandling/undersøgelse og understøtter driftsprincip 1 om en optimal udnyttelse af patientens tid. Dette driftsprincip er et ud af syv driftsprincipper, der sætter en klar retning for, hvordan de nye bygninger og teknologier skal udnyttes i den daglige drift. Der er mulighed for at læse mere om driftsprincipperne her.

Placeringen af ambulatorieaktiviteten på 0. og 1. etage, med undtagelse for ét enkelt ambulatorie på 7. etage, sikrer, at det store flow af ambulante patienter adskilles fra de indlagte patienter.
Antallet af receptioner minimeres ved, at der etableres fællesreceptioner. Det betyder, at flere specialer skal være fælles om én reception. Der vil samlet set være to receptioner i ambulatorie-området i den nye fløj R, der tages i brug i 2023. En på 0. etage og en på 1. etage, og der vil være 3 kontorpladser i hver reception.
Fra 2023 skal Ortopædkirurgisk Afdeling og Øre-, Næse-, Hals- og Kæbekirurgisk Afdeling være fælles om receptionen på 0. etage. Kirurgisk Afdeling, Medicinsk Afdeling, Smertecentret, Dialysen og KTA skal være fælles om receptionen på 1. etage.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Flere specialer skal være fælles om en reception og modtage patienter fra hinandens specialer. Det betyder, at personale, der bemander receptionen, vil skulle tage imod patienter, som tilhører andre specialer. Det er derfor nødvendigt inden indflytningen, at de afdelinger, der skal være fælles om en reception, får drøftet:

bemanding af receptionen
opgavefordeling i receptionen
hvilke opgaver, der med fordel kan placeres i receptionen

Såfremt det aftales mellem afsnittene på samme etage, at det skal være muligt at modtage patienter på tværs af afsnit/specialer i receptionen, skal afdelingerne sikre SP bliver brugertilpasset, således at der bliver tilføjet kalendere på naboafsnittene til medarbejdere, der skal varetage ’lugevagten’.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

I forbindelse med det centrale parathedsarbejde har bemandingen og opgaverne i den fælles reception været drøftet, og parathedsgruppen er kommet med nedenstående anbefalinger, som kan bruges som udgangspunkt for dialogen om den fælles reception.

Det anbefales at udpege en ”lugevagt”, der har den patientrettede kontakt, mens de andre sekretærer har en mere tilbagetrukket funktion i receptionen
Det anbefales at ”lugevagten” går på skift mellem sekretærerne
For at undgå flaskehals og samt reducere pres på receptionen, anbefales det så vidt muligt, at patienten får en ny tid under konsultationen med læge/sygeplejerske, eksempelvis som ”Best Ord”, der eftersendes i patientens e-Boks. På den måde reduceres behovet for, at patienten skal tilbage til receptionen efter behandling for at få en ny tid
Endelig anbefales det, at telefonhåndtering foregår et andet sted end i receptionen, hvor der er bedre mulighed for afskærmning. Til gengæld kan det overvejes, om visitation og planlægning af dagsprogram kan varetages af sekretæren i den fælles reception, der ikke har ”lugevagten”.

Det anbefales også at identificere andre opgaver, der med fordel kan varetages i den fælles reception.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Oplæring og træning

I forbindelse med forberedelsesarbejdet, er der planlagt afdelingsspecifik træning og simulering i bygningen inden indflytning. Her vil der blive mulighed for at se de nye receptioner samt at træne forskellige arbejdsgange relateret til den fælles reception. Der vil også være mulighed for at træne sammen med den eller de afdelinger, man skal dele reception med.

Status: GRØN - Senest opdateret: 13.09.2022
Vigtigste ændringer: Placering af velkomsstandere

Det er et mål at sikre, at flest muligt selvhjulpne patienter forbliver selvhjulpne og trygge ved mødet med hospitalet, indtil de står ved det behandlings-/undersøgelsessted, som de er indkaldt til. Derfor bliver det fra 2023 muligt, at patienterne via wayfindings konceptet selv kommer frem til deres behandler. I 2023-indflytningen er det kun ambulante patienter til fløj R, som er omfattet af dette. Alle andre patienter vil via standeren få besked om at gå til den afdeling, som de er indkaldt til, for at tjekke ind.

På SUH findes der to slags velkomstløsninger (tidligere kaldet velkomststandere): der er de gamle, som er afdelingsspecifikke og bliver brugt til interne formål versus de nye standere, som er en del af wayfindings konceptet og skal bruges til selv tjek-ind. Fra 2023 bliver der derfor mulighed for selv tjek-ind via en af de nye standere, som bliver placeret ved:

Den nuværende hovedindgang på hospitalet (På sigt vil der blive opsat standere ved alle fi-re indgange på hospitalet)
Den sydlige indgang på Strøget (Indgang 2)
De to ind- og udgange til Billeddiagnostisk Afdeling via Strøget
Indgangene til ambulatorieområderne på henholdsvis 0. etage og på 1. etage
Begge venteområder på 0. etage i fløj R

Det er muligt for ambulante patienter til fløj R at benytte en hvilken som helst af ovennævnte standere uafhængig af, hvilken behandling patienten skal have den pågældende dag og hvilken afdeling, patienten er tilknyttet, dog med undtagelse af de afdelingsspecifikke standere. Disse vil blive skiltet med, at de kun er til intern brug på den pågældende afdeling.

At selvhjulpne patienter selv tjekker ind via en stander er med til at aflaste receptionen i ambulatorieområdet samtidig med, at det gør det nemmere for afdelingen at have overblik over, hvor mange patienter der er ankommet. Endelig er selv tjek-ind med til at tydeliggøre for patienten, at de er tjekket ind.

Når patienten ankommer til hospitalet er forventningen, at de patienter der er i stand til det, registrerer sig via standeren. Når patienten har registreret sig med sit sundhedskort, modtager patienten en billet, hvorpå der er information om patientens første aftale samt et unikt ID nummer, der bruges til at kalde patienten frem på oversigtsskærmen i venteområdet, når afdelingen er klar til at tage imod. Det sker ved, at patientens ID nummer lyser grønt på skærmen.

Selv tjek-ind giver dermed patienten mere frihed til at bevæge sig rundt i ventetiden. Patienten skal altid have mulighed for at henvende sig i receptionen, såfremt vedkommende har brug for hjælp til registrering eller andet.

Serviceassistenterne bliver ansvarlige for servicering og vedligehold af standerne og sikrer dermed afspritning, opfyldning af ruller til udprintning af billetter etc. Dette gælder alle standere placeret i Strøget. Stander som er placeret i en afdeling eller ved en reception, skal serviceres og vedligeholdes af afdelingen eller den nærmeste fælles reception.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

For at opnå den korrekte opsætning af registreringsstanderne i SP, er det nødvendigt at kortlægge afdelingens patientforløb på ambulatorieetagen. Denne proces er faciliteret af Staben og it-afdelingen, der har sikret, at informationerne tilgår SP rettidigt ift. at sikre opsætning af standerne inden indflytningen.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

I forbindelse med kortlægningen af patientforløb på ambulatorieetagen, er det en fordel at tage en dialog med den eller de afdelinger, man skal dele reception med ift. at vurdere, om det kan være hensigtsmæssigt at koordinere patientflows, så eksempelvis fremkald af patienter sker på samme måde.

Derudover er det relevant at beslutte, hvordan man i receptionen hjælper patienter fra andre afdelinger. Skal der fx altid henvises til en anden sekretær, eller kan afdelingerne hjælpe hinandens patienter?

Programsekretariatet for Fremtidens SUH tilbyder at understøtte afdelingerne i samarbejdet om nye aftaler på tværs ved at facilitere et procesmøde, hvor opgaver identificeres, og der udarbejdes en fælles plan. Programsekretariatet kan kontaktes ved ønske om dette.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Oplæring og træning

I forbindelse med forberedelsesarbejdet, er der planlagt afdelingsspecifik træning og simulering i bygningen inden indflytning. Her vil der blive mulighed for at se de nye registreringsstandere samt at træne forskellige arbejdsgange relateret til den fælles reception. Der vil også være mulighed for at træne sammen med den eller de afdelinger, man skal dele reception med.

Status: GRØN - Senest opdateret: 24.3.2022
Vigtigste ændringer: Nyt kapitel

Ambulante patienter i fløj R vil kunne anvende to venteområder på Strøget med hhv. 50 og 60 pladser eller venteområder i ambulatorieområderne, hvor der vil være 2 venteområder på 0. etage og 1 på 1. etage med ca. 15 pladser pr. område.

Når patienterne har tjekket sig selv ind på SP velkomstløsningen, vil de modtage en billet med information om første aftale samt et unikt ID nummer.
Patienter til fløj R vil blive bedt om at gå til ´Blåt venteområde R´. Dette område vil blive møbleret med 60 pladser. Hvis området bliver fyldt op, kan patienterne tage plads i ´Blåt venteområde O´, som ligger lige ved siden af og bliver møbleret med 50 pladser. Patienter med særlige behov vil blive bedt om at tage plads i venteområderne, som er placeret i selve ambulatorieområdet, så de er nærmere rummet hvor konsultationen skal finde sted. Afdelingerne skal internt på hvert etage-niveau afklare, hvem der har størst behov for pladserne i disse venteområder.

I alle venteområder er der installeret oversigtsskærme, som viser en oversigt over de patienter, som er tjekket ind til en aftale. Patienterne fremgår på skærmen med deres unikke ID nummer. På skærmen fremgår nummeret med hvidt, når patienten blot er tjekket ind, og lyser grønt, når patienten bedes gå til rum, hvorved informationer om etage og rumnummer vil blive vist på skærmen.
På sigt vil der blive opsat flere oversigtsskærme på hospitalet ved samtlige ventearealer og cafe-området.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Flere specialer skal være fælles om ventearealerne i ambulatorieområderne, hvor der er et begrænset antal pladser. Det betyder, at der ikke er plads til alle specialers patienter, og derfor skal nogle patienter tage plads i venteområdet på Strøget. Det er derfor nødvendigt inden indflytningen, at de afdelinger der skal være fælles om en reception, får drøftet fordelingen af pladserne i ventearealerne i ambulatorieområderne.

Derudover skal personalet være opmærksom på, at hvis de går ud til en patient i ´Blåt venteområde R´, så kan patienten sidde i ´Blåt venteområde O´ grundet begrænset siddepladser og det store patientflow.

Hvis personalet ønsker, at deres patienter skal gå direkte til rum, så skal de blot anvende ´kald til rum´ funktionen, så snart patienterne tjekker ind, da der ikke er nogen anden funktion, til at kalde patienterne direkte til rum.

Anbefalinger til implementering

Der anbefales at personalet er opmærksom på, at deres patienter kan opholde sig i begge vente-områder hhv. ´Blåt venteområde R´ og ´Blåt venteområde O´, derfor skal de være opmærksomme på dette, i tilfælde af de selv går ned og henter patienten.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer arbejdsgangene, det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Oplæring og træning

Der er planlagt træning af arbejdsgange og oplæring i nye funktioner i SP fx ´kald til rum´.

I forbindelse med forberedelsesarbejdet, er der planlagt afdelingsspecifik træning og simulering i bygningen inden indflytning. Her vil der blive mulighed for at se de nye venteområder samt at træne forskellige arbejdsgange relateret til den fælles reception. Der vil også være mulighed for at træne sammen med den eller de afdelinger, man skal dele reception med.

Status: GRØN - Senest opdateret: 11.10.2022
Vigtigste ændringer: Kobling mellem pc og storskærm kan afprøves i mock-up eller under træningen i fløj R.

I samtalezonen i undersøgelsesrummet er der opsat en storskærm, som behandleren kan inddrage til at vise patienten relevante data. Det kan både være prøvesvar, billeddiagnostik, og journaldata. Der kan ligeledes dokumenteres tidstro sammen med patienten. Storskærmen er koblet til behandlerens PC-arbejdsplads, som er placeret på det bord, hvorfra samtalen med patienten også foregår. Bordet vil være et hæve-sænke bord, udformet så det skaber et naturligt udgangspunkt for en ligeværdig samtale mellem patient og behandler. It-udstyret (med undtagelse af storskærmen) flyttes med fra de eksisterende bygninger.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Storskærmen er integreret i samtlige nye ambulatorierum efter ønske fra medarbejdere og pat-enter under brugerinddragelsen forud for designet af byggeriet. Hvis det skal lykkes at sikre den øgede inddragelse af patienten, som storskærmen kan understøtte, så er det nødvendigt at arbejde målrettet i afdelingerne på at få storskærmen integreret i hverdagen.
Alle afdelinger skal i en D4 vejledning definere, hvordan storskærmen skal bruges af personalet. På den måde skabes der en ensartet forventning i afdelingen om, hvornår storskærmen fx bruges til at vise svar og journaldata – eller til fx at dokumentere direkte på storskærmen for at fremme patientinddragelse og en optimal dialog patient og behandler imellem.

Personale, der benytter storskærmen til at dele patientens data skal kende og efterleve retningslinjerne for udveksling af helbredsoplysninger. Det er vigtigt, at patientens data kun fremvises på storskærm i det omfang, det kan tillades af patienten i situationer, hvor pårørende er med.

Relevante vejledninger:

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Oplæring og træning

Løsningen er opsat i Mock-up’en på Lykkebækvej 2, hvor det kan afprøves – i så fald kontaktes fsuh@regionsjaelland.dk for aftale af tid. Det bliver endvidere muligt at afprøve det under træningen i fløj R.

Status: GRØN - Senest opdateret: 31.03.2022
Vigtigste ændringer: Der lægges ikke op til at afdelingerne skal gennemføre konkrete projekter vedr. effektiv udnyttelse af ambulatorierum i 2023.

Af samme grund udsættes publikation af inspirationskatalog med alternative modeller for arbejdstilrettelæggelse til 2023.

Fleksibilitet er et bærende princip for det nye universitetshospital, idet fleksibilitet er en forudsætning for at opnå en effektiv udnyttelse af rummene samt en øget patientvenlighed.

Det vil fx gælde i ambulatorierne, hvor en fleksibel udnyttelse af rum og ressourcer kan medvirke til at sikre, at det enkelte speciale kan opskalere og nedskalere ved behov uden at skulle foretage ombygninger og rokader. Derudover kan den fleksible udnyttelse af rum skabe bedre mulighed for et mere fleksibelt samarbejde mellem specialerne, der kan spare patienten tid, og hvor inddragelse af pårørende gøres lettere. Du kan læse mere om de generelle forudsætninger i ”Driftsprincip 4 – Fleksibilitet på tværs af specialer” og i ’Driftsprincip 6 – Fra ejerskab til fællesskab’ her.

Det nye hospitalsbyggeri er dimensioneret efter en beregningsforudsætning om, at standard undersøgelses- og behandlingsrum skal være i brug en større del af tiden, end det sker i dag. Beregningsmæssigt betyder det at undersøgelses- og behandlingsrummene skal være i drift i gennem-snit 10 timer i 245 dage om året.

Den mere effektive udnyttelse af ambulatorierummene kan ske på mange måder:

ved at ambulatorieafsnittet selv udvider udnyttelsen af rummene ved at udvide åbningstiderne et antal dage eller alle dage pr. uge. En vigtig gevinst ved dette kan være mere attraktive tider for patienter og pårørende, som er på arbejdsmarkedet.
ved at flere specialer tilbyder én samlet konsultation for patienten og dermed kun bruger 1 frem for 2-3 rum.
ved at afsnittet omlægger mere aktivitet til video- eller telekonsultation
ved at forskellige specialer bruger ”hinandens” standardrum på ledige tidspunkter, så disse ikke står ubenyttede hen. Dette benævnes også ’fleksible ambulatorierum’ og beskrives nærmere under punkt 8 Fleksible ambulatorierum.

Bemærk at antagelsen om at udnytte ambulatorierummene bedre, ikke betyder at personalets arbejdstid nødvendigvis skal udvides til 10 timer. Der kan lige så vel arbejdes med andre muligheder for at tilrettelægge aktiviteten på nye måder, herunder to-holdsdrift.

Med indflytningen i den første bygning i 2023, er behovet for mere effektiv udnyttelse af ambulatorierum dog ikke større, end i dag. Derfor er det ikke en fysisk nødvendighed for de afdelinger, der flytter ind i 2023, at ambulatoriernes åbningstider ændres fra start; men det anbefales alle afdelinger på SUH at arbejde med konceptet.

Det er forventningen, at SUH vil indføre princippet om mere effektiv udnyttelse af ambulatorie-rum, som et generelt princip for hele SUH allerede inden den store indflytning i 2026. Det skyldes, at SUHs nuværende fysiske faciliteter er begrænsede, og det derfor giver god mening, at alle afdelinger arbejder med at tilrettelægge aktiviteten under hensyntagen til effektiv rumudnyttelse, når afdelingens aktivitet udvides, fx i forbindelse med nye behandlinger. Derved udnyttes de lokaler, vi allerede har, endnu bedre.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Eftersom bedre udnyttelse af ambulatorierum ikke er en betingelse, der er særligt forbundet med indflytningen i 2023, er der ingen obligatoriske forberedelser for afdelingerne.

Men eftersom SUH generelt arbejder i begrænsede fysiske faciliteter forventes det, at alle afdelinger allerede fra 2023 gør overvejelser eller påbegynder afprøvninger af bedre udnyttelse af ambulatorier og en mere behovsstyret tilrettelæggelse. Arbejdet med afprøvninger og fastlæggelse af fælles principper for bedre udnyttelse af ambulatorier vil blive intensiveret i perioden 2023-2025.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Med udgangspunkt i anbefalinger og opmærksomhedspunkter fra ’Parathedsgruppen for Ambulatorier’ udarbejder stabens HR enhed et inspirationskatalog til brug for implementering af en mere effektiv udnyttelse af ambulatorierum. Det vil bl.a. indeholde opmærksomhedspunkter vedr. arbejdstilrettelæggelse og økonomi. Kataloget bliver tilgængeligt her på siden, når det foreligger.

Parathedsgruppen anbefaler, at specialerne undersøger, hvilke åbningstider netop deres patientgrupper efterspørger, så en eventuel udvidelse af åbningstider imødekommer patienternes behov.

Parathedsgruppen anbefaler, at den konkrete arbejdstilrettelæggelse af personalets arbejdstider drøftes i AfdelingsMED, så der findes en optimal løsning for det enkelte afsnit. Det kunne fx være en ide, at undersøge personalets ønsker til arbejdstider, så eventuelle ændringer kan tilrettelægges bedst muligt ifht. personalet.

Det er vigtigt at stamafdelingerne koordinerer eventuelle ændringer i åbningstider med alle involverede støtte- og samarbejdsfunktioner. Det kan fx være Klinisk Biokemisk afdeling, Billeddiagnostisk afdeling, Anæstesiologisk afdeling, Driftsafdelingen m.fl.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig, når ambulatoriets aktivitet ændres? Eksempelvis aftaler med anæstesi, terapi, laboratorier, billeddiagnostik, Driftsafdelingen (service og teknik) samt KIT (fx helpdesk-åbningstid) etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø, uddannelse og oplæring, rekruttering mv?

Status: GRØN - Senest opdateret: 31.03.2022
Vigtigste ændringer: Kapitlet ændres til ’grøn’, fordi der ikke er mere opdatering ifht. 2023. Frem mod 2026 vil der blive opdateret med mere information.

Fleksibel udnyttelse af ambulatorierum indebærer, at flere specialer/afdelinger kan bruge det samme ambulatorierum i løbet af en arbejdsdag eller uge. Det bliver således kun specialrummene, der som udgangspunkt tilhører et bestemt speciale. De mange øvrige standard-ambulatorierum kan anvendes af alle.

Ved indflytningen i B1 bygningen vil princippet om fleksibel udnyttelse af ambulatorier på tværs af specialer ikke træde fuldt ud i kraft. Denne forandringshåndbog vil blive opdateres med oplysninger om, hvornår det træder i kraft og hvordan det teknisk understøttes med fx bookingsystem.

Det er dog sygehusledelsens forventning af afdelingerne på SUH allerede nu og i de kommende år i stigende grad gør brug af princippet om deling af ambulatorier og fx kan dele ambulatorierum på tværs af en dag eller en uge med naboafdelinger, hvis der er behov for mere ambulatorietid.

Fleksibilitet er et bærende princip for realiseringen af det nye universitetshospital, idet fleksibilitet er en forudsætning for at opnå den effektivitet og patientvenlighed, som er ønsket. Fleksibilitet på tværs af specialer er et ud af syv driftsprincipper, der sætter en klar retning for, hvordan de nye bygninger og teknologier skal udnyttes i den daglige drift. Der er mulighed for at læse mere om driftsprincipperne her.

En øget fleksibilitet vil også muliggøre en mere effektiv drift. Dette gælder i høj grad i ambulatorierne, hvor en fleksibel udnyttelse af rum kan reducere forsinkelser og aflysninger, fordi behandlingskapaciteten hurtigt kan ændres ved at benytte et uudnyttet standardrum. Derudover kan et mere fleksibelt samarbejde mellem specialerne potentielt spare patienten tid, fordi flere fagpersoner samles om én patient i de fælles faciliteter.

Den standardiserede opbygning af de nye faciliteter muliggør fleksible ambulatorierum, fordi kun et fåtal af rummene vil være permanent fastlåst til enkelte specialer pga. særligt inventar eller udstyr. Ambulatorierummene kan således benyttes af flere afdelinger og specialer i løbet af en dag. I praksis vil rummene formentligt blive brugt forholdsvist kontinuerligt at den samme afdeling, men muligheden for fleksibilitet vil altid være til stede. Rummene ejes ikke længere af en særlig afdeling, og det skaber helt nye muligheder for at udnytte ledige rum – fx på ydertidspunk-ter, eller ved behov for pukkelafvikling.

Ved flytningen i 2023 vil afdelingerne, som i dag, i første omgang kunne disponere over egne rum.
Dette giver mulighed for, at der frem mod indflytningen i 2026 udvikles og afprøves modeller for fleksibel rumanvendelse på tværs af afdelinger - med henblik på at den endelige løsning bliver så hensigtsmæssig som muligt, både i forhold til arbejdsflows og høj udnyttelse af rummene.

En fleksibel model for brug af ambulatorier skal understøttes af et bookingsystem, der kan sikre, at den samlede udnyttelsesgrad er høj, og at specialerne altid får stillet den relevante kapacitet til rådighed.

Parathedsgruppen for Ambulatorier har i efteråret 2020 arbejdet med forskellige modeller for tilrettelæggelsen af fælles ambulatorierum. Det har fx været drøftet, om fleksibiliteten skal gælde en hel ambulatorieetage eller særlige områder på en etage. I den forbindelse bliver det afgørende at fastlægge klare retningslinjer for booking og samarbejde. Det har også været drøftet, hvordan nødvendigt udstyr tilvejebringes til det rigtige rum, når rum kan benyttes på tværs af afdelinger. Endelig har der været bred enighed i parathedsgruppen om, at det med fordel kan være Sundhedsplatformen, der på sigt skal benyttes til at booke ambulatorierum.

Når det besluttes at implementere fleksible ambulatorier på SUH, vil parathedsgruppen igen blive inddraget til kvalificering af de endelige løsninger og anbefalinger til afdelingerne. I den forbindelse opdateres kapitlet.

Status: GRØN - Opdateret 01.09.2022
Vigtigste ændringer: Fordelingen af kontor-arbejdspladser revideres, og derfor kan de kontorarbejdspladser, man har fået tildelt ikke garanteres på sigt. Kontorer og arbejdsstationer bliver bestykket med skinner til ophæng af hylder.

Ambulatorieområdet er opdelt i et såkaldt frontstage og et backstage område. Frontstage området er det område, hvor patienten færdes. En del af skærmarbejdspladserne er trukket tilbage og samlet i det område, der kaldes ”backstage”. Det er dermed adskilt fra det område, hvor patienten færdes. Dette er for at sikre en vis ro til fordybelse, pauser og møder samt rammer for at overholde den nødvendige diskretion omkring følsomme patientoplysninger. I frontstageområdet med ambulatorier og dagspladser vil der også være et antal skærmarbejdspladser, der understøtter rummets funktion.

På hver ambulatorieetage findes der 25 backstage skærmarbejdspladser fordelt i otte kontorrum med 1-6 skærmarbejdspladser i hver og receptionen med tre pladser. På 0. etage findes der derudover 12 arbejdspladser fordelt på to rum kaldet arbejdsstationer med seks skærmarbejdspladser i hver, mens der på 1. etage er tre arbejdsstationer. Ved behov for en detaljeret gennemgang af indretningen af ambulatorieetagerne kan plantegninger ses her på FSUH-hjemmesiden under Flyttepakke - Plantegninger fløj R. Afdelingerne har ligeledes modtaget tegningerne, hvor de afdelingsspecifikke tildelinger af rum fremgår. De forskellige lokaler vil i udgangspunktet blive bestykket som på plantegningerne for at sikre efterlevelse af retningslinjer for arbejdsmiljø og brandsikkerhed.

Arbejdspladserne skal benyttes efter free-seating konceptet internt på den enkelte afdeling. Den specifikke indretning af eventuelle faste skærmarbejdspladser til medarbejdere med personaleansvar, sekretærarbejde m.m. fastsættes af den enkelte afdeling og kun i det omfang, det er nødvendigt at afvige fra free-seating princippet grundet opgavernes karakter.

På ambulatorieetagerne forventes der at være flere arbejdspladser, end hvad ambulatorieområdet isoleret set vil have behov for. De forskellige arbejdsstationer, kontorer og ambulatorier vil blive bestykket med nye eller omfordelte skriveborde, så der er sammenhæng mellem rummets størrelse og antal skærmarbejdspladser samt, at de i overvejende grad vil have et ensartet udtryk.

Kontorer og arbejdsstationer vil desuden blive bestykket med standardiseret skinner til opsætning af hylder, således at det ensartet udtryk vil gå igen i alle rum.

Obligatoriske forberedelser

For at sikre den bedst mulige udnyttelse af kontorarbejdspladserne kan det være nødvendigt, at afdelingsledelserne udarbejder en plan for, hvordan de forskellige fælles skærmarbejdspladser skal prioriteres i tid og rum. Det er afdelingernes opgave at foretage denne prioritering af kontor-faciliteter på afdelingsniveau, så personale der har længerevarende administrative arbejdsopgaver opnår en vis kontinuitet i placering og et godt arbejdsmiljø.

Alle kontorarbejdspladserne i Fløj R er blevet fordelt til de flyttende afdelinger, så afdelingerne har mulighed for at vænne sig til de nye faciliteter uden at opleve, at der er færre back office-skærmarbejdspladser. I takt med, at alle lokaler tages i brug i fløj R – der er enkelte ledige lokaler ved indflytningen – er det sandsynligt, at fordelingen af kontorarbejdspladser revideres, og derfor kan de kontorarbejdspladser, man har fået tildelt ikke garanteres på sigt.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Afsnit der skal dele kontorarbejdspladser anbefales at udarbejde fælles regler for ophold i kontorerne. Det gælder særligt i de rum, hvor der er seks skærmarbejdspladser samlet i en arbejdsstation eller kontor-rum.

Alle afsnit anbefales at drøfte, hvilke arbejdsopgaver der løses ved hvilke kontorarbejdspladser. Fx fordelingen af opgaver mellem ambulatorierummene, arbejdsstationerne på ambulatorieetagen, kontorer andre steder på Køgematriklen, hvis afsnittet stadig har sådanne. Det kan i den sammen-hæng være relevant at overveje, om opgaver relateret til arbejdet på sengeafsnittet – fx uddannelsesrelateret – mere hensigtsmæssigt kan foretages på ambulatorieetagen, hvor der forventes at være mindre pres på de tilgængelige arbejdspladser.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, hvorpå arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Skal andre end afdelingens personale fx have mulighed for at arbejde på kontorerne og i arbejdsstationerne. Skal der laves aftaler med støttefunktioner om dette?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Forandringer og nye arbejdsflows i sengeområdet

Status: GRØN – Opdateret 01.09.2022
Vigtigste ændringer: Sproglige rettelser og præcisering af bestykning og forberedelser

Afdelingernes sengeafsnit er i fløj R placeret på fjerde til ottende etage med 36 senge på hver (dog 34 senge på 4. etage). På hver etage er der i nærheden af logistikkernen placeret et mødelokale. Ved behov for at se mødelokalernes præcise placering, se ’meeting room’ på plantegninger på FSUH-hjemmesiden under ’Flyttepakke’ - ’Plantegninger fløj R’ her.

I tilknytning til mødelokalet ligger etagens personalerum, som ved hjælp af en foldedør kan sammenlægges med mødelokalet. Sammenlægningen giver et rum på 46 m2. Der er mulighed for at læse mere om personalerummet under punkt 15 – Personalerum i sengeområdet.

SUH har et ønske om at skabe et mere fleksibelt samarbejde mellem afdelingerne og udnytte de fælles ressourcer bedre. Læs mere om driftsprincip 6 – fra ejerskab til fællesskab her.
Derfor vil afdelingerne fremadrettet ikke eje mødelokaler, men dele disse med alle andre afdelinger og booke dem efter behov. Dermed bliver det muligt for alle at benytte alle mødelokaler i hele fløj R – dog med undtagelse af mødelokalet på 6. etage, der er inddraget til anden brug. Bookingen vil ske via det eksisterende mødebookingsystem Pronestor.

Mødelokaler kan benyttes til alle slags møder/aktiviteter, der kræver tilstedeværelse af flere deltagere, dvs. møder, konferencer og undervisning. Patientskoler eller anden undervisningsaktivitet skal bookes på lige fod med øvrige møder, dvs. via ProNestor.
De afdelinger der ønsker EPIC-Monitor i mødelokalet vil det pga. GPDR regler og at mødelokalerne er fælles for alle, ikke være muligt at have EPIC-monitor på en fast PC i mødelokalerne, afdelingen vil blive tilbudt en bærbar løsning.

Vejledning til brug af storskærmen vil være at finde i fysisk form i de respektive mødelokaler. Typen og antal af borde i lokalerne og stole vil variere, da det nuværende inventar genanvendes på tværs af afdelinger efter type, farve og behov.

I de nuværende bygninger har de flyttende afdelinger i alt 14 mødelokaler, hvoraf de 10 er placeret i de to bygninger L og F, der rives ned ifm. indflytningen i 2023. Der vil i perioden 2023-2026 stadig være adgang til de mødelokaler, der er placeret andre steder på Køgematriklen, fx langs Strøget og i Vidensbygningen.

Undtagelser fra booking

I forbindelse med faste morgenkonferencer blokeres mødelokalerne i definerede tidsrum. På disse tidspunkter vil mødelokalerne ikke kunne bookes, fordi de er dedikeret til de faste morgenkonferencer. Det er derfor nødvendigt, at afdelingsledelserne inden indflytning, drøfter og koordinerer lokalebehov med hinanden.

Det vil være muligt at slå personalerummet sammen med mødelokalet, hvis der er behov for det. Muligheden for at udvide mødelokalet med personalerummet imødekommer afdelingernes behov for at kunne afholde møder med mange deltagere tæt på arbejdsområdet. Samtidigt skal det sikres, at personalet stadig har adgang til taskeskab, køleskab og tilbagetrækningsmulighed.

Det vil kun være muligt at inddrage personalerummet til møder, når det sker i forbindelse med et møde, der afholdes i mødelokalet. Personalerummet vil derfor ikke fremgå i Pronestor som selvstændigt lokale.

Det er kun etagens ”beboere”, der har mulighed for at benytte personalerummet som en udvidelse af mødelokalet.

Fælles regler for brug af mødelokaler

Fælles mødelokaler på tværs af afsnit og afdelinger vil betyde, at der skal fastlægges generelle retningslinjer for anvendelse af mødelokaler. Derfor vil der blive udpeget en brugergruppe med repræsentanter fra SUHs afdelinger, der får til opgave at lave fælles retningslinjer for brugen af mødelokalerne.

Eventuel forplejning skal bestilles sammen med bookingen af mødelokalet, som det i dag kendes fra ProNestor. Forplejning vil ikke kunne leveres til mødelokalerne og afhentning af evt. bestilt forplejning skal derfor koordineres med kantinen.

Organiseringen til at administrere og servicere mødelokaler, herunder teknisk udstyr, er under udarbejdelse og kapitlet vil blive opdateret så snart der er foreligger yderligere informationer.

Obligatoriske forberedelser

Fælles mødelokaler udgør en større kulturændring, og er derfor et af de områder, som alle ledere bør have et ekstra fokus på.

Alle afdelinger har fra august 2022 haft mulighed for at booke mødelokaler i ProNestor til de aktiviteter, der allerede er kendt før indflytning. I en afgrænset periode fra august 2022 til patientflyttedatoen, vil kun udvalgte personer fra de flyttende afdelinger have adgang til at booke faste møder såsom morgenkonferencer, overdragelser mellem vagthold o.lign. i mødelokalerne. På patientflyttedagen frigives mødelokalerne til fri booking for alle med ProNestor bookingrettigheder.

De afsnit, der bebor en etage, bør inden indflytningen fastsætte fælles retningslinjer for brugen af personalerum til mødeaktivitet, så det sikres, at personalets arbejdsmiljø tilgodeses bedst muligt, med hensyn til mulighed for tilbagetrækning, adgang til køleskab mm.
Retningslinjerne skal indeholde en definition af, hvordan det signaleres, at personalerummet skal benyttes til et kommende møde, samt hvilke tidspunkter personalerummet generelt ikke kan benyttes, fordi det er reserveret morgenkonference og til frokost.
Se også punkt 15 Personalerum i sengeområdet.

Muligheden for at booke mødelokaler følger de nuværende retningslinjer, hvor den nærmeste leder skal godkende bookingrettigheder i ProNestor.

Det skal afklares nærmere om afdelingernes præ-bookinger med tilbagevendende aktiviteter, såsom morgenkonference og vagtoverdragelse, skal indlægges som blokeringer i ProNestor, hvor afdelingerne efterfølgende selv skal administrere evt. afvigelser eller om bookingerne i ProNestor blot skal fortsætte som styringssystem og hvor afdelingerne selv sørger for at opdatere bookinger efter behov.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Er indeholdt i teksten ovenfor.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Hvordan sikres støttefunktioner mulighed for at booke mødelokaler til f.eks. patientuddannelse?
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN - opdateret 01.09.2022
Vigtigste ændringer: Præcisering af inventarbestykning vedr. hylder og antal arbejdsstationer jf. tegninger.

Den primære arbejdsplads til klinisk dokumentation i sengeafsnittet er WOW’en (workstation on wheels) på patientstuen. Udover arbejdspladserne på patientstuen, findes der i hver sengearm 1 arbejdsstation med 4 arbejdspladser pr. 12 senge. Det betyder, at der på hver sengeetage med 34-36 senge findes 12 skærmarbejdspladser, som skal deles mellem de afsnit, der deler etage jf. den tidligere udsendte fordelingsplan. Læs mere om vedr. dokumentation på patientstuen under punkt 19 Dokumentation på patientstuen.

Udover de 12 arbejdspladser, findes også 5 skærmarbejdspladser, fordelt med 3 pladser i receptionsområdet, hvor afdelingerne modtager patienter og pårørende. Ved siden af receptionen er der derudover to kontorer med hver en arbejdsplads og plads til samtaler og mindre møder med få deltagere.

På arbejdsstationerne kan følgende arbejdsopgaver foregå:

Klinisk dokumentation (den dokumentation som ikke kan foregå sammen med patienten på enestuen)
Telefonsamtaler
Korte møder med begrænset antal deltagere – fx status på afsnittets patienter
Kortvarige administrative opgaver
Kortvarig undervisning/sparring

De forskellige arbejdsstationer og kontorer vil blive bestykket med nye eller omfordelte skriveborde, så der er sammenhæng mellem rummets størrelse og antal skærmarbejdspladser samt, at de i overvejende grad vil have et ensartet udtryk.

Obligatoriske forberedelser

Konceptet med fælles arbejdsstationer medfører en kulturændring, og der vil derfor være behov for, at alle afsnit får fastlagt anvendelsen og prioriteringen af de enkelte pladser, både internt og med andre afsnit på etagen. I den forbindelse er det relevant at koordinere med andre faggrupper – såsom terapeuter, psykologer og andre, som potentielt også har brug for at kunne benytte arbejdsstationerne i sengeafsnittet.

Alle afsnit bør drøfte, hvilke arbejdsopgaver, der løses ved hvilke arbejdspladser. Fx fordelingen af opgaver mellem arbejdspladser på patientstuen, i arbejdsstationerne og på kontorer andre steder på Køgematriklen, hvis afsnittet stadig har sådanne.

Det kan i den sammenhæng være relevant at overveje, om opgaver relateret til arbejdet på sengeafsnittet – fx uddannelsesrelateret – kan foretages på ambulatorieetagen.

Afsnit, der skal dele arbejdsstationer, anbefales at udarbejde regler for ophold i arbejdsstationen.

De forskellige lokaler vil i udgangspunktet blive bestykket som på plantegningerne, for at sikre efterlevelse af retningslinjer for arbejdsmiljø og brandsikkerhed. Kontorer og arbejdsstationer vil desuden blive bestykket med standardiseret skinner til opsætning af hylder, således at et ensartet udtryk vil gå igen i alle rum.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Det er vigtigt, at afdelingerne forholder sig til, at der skal flyttes en væsentlig andel af dokumentationen fra den traditionelle arbejdsplads ind på patientstuen. Herunder bør afdelingerne i forlængelse af anbefalingerne i ovenstående afsnit forholde sig til, hvad der som minimum bør foregå på patientstuen, og hvilke typer opgaver, der kan foregå i arbejdsstationerne, fx opgaver der kræver fordybelse, ro, eller samtale mellem personale uden patient eller pårørende.

Det anbefales, at afdelingerne påbegynder forandringen med den nye fordeling mellem patient-stue og arbejdsstation, inden afdelingerne er flyttet ind.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med andre faggrupper, der også skal dokumentere på patientstuen – fx terapien, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN – opdateret 30.03.2022
Vigtigste ændringer: Sproglige ændringer

Patienter og pårørende på Sjællands Universitetshospital skal opleve, at de bliver hørt og inddra-get i, hvad der er bedst for dem. Den gode behandling er kun den rigtige, hvis den også opleves rigtig for patienten. Inddragelse af patienten er en forudsætning for realiseringen af Fremtidens SUH. Et af formålene med øget inddragelse er at give patient og pårørende en bedre forståelse for egen sygdom, medicin og plan for indlæggelsen.

I fremtiden vil inddragelse i høj grad ske på patientstuen. Metoderne er blandt andet ro - i kraft af en enestue frem for flersengsstuer - samt redskaber til dialogen med patienten om diagnose, træ-ning, behandling og pleje. Helt konkret vil personalet lettere kunne dokumentere tidstro - og end-da sammen med patienten.

Sengeafsnittene er generelt indrettet efter et ønske om, at personalets tid primært skal bruges hos patienterne. Derfor er patientstuen indrettet med en PC-arbejdsplads og en storskærm.

Arbejdspladsen vil bestå af en wow (workstation on wheels), hvorpå PC-arbejdspladsen er monteret. Hertil vil der være en stol til personalet. PC-arbejdspladsen vil inkludere en skærm, tastatur og mus. Skærmen vil være koblet til storskærmen, så personalet kan dele skærmen og patienten kan se med. Storskærmen på patientstuen kan således bruges til at vise prøvesvar, røntgenfotos eller til at kigge og dokumentere i journalen sammen med patienten. Storskærmen kan i øvrigt benyttes af patienten som tv, adgang til internet, træningsvideoer mm.

De ekstra arbejdspladser der på den måde etableres på alle patientstuer medfører, at der vil være færre arbejdspladser i sengeafsnittets øvrige arbejdsstationer/kontorer. Hver sengegang har 12 patientstuer med en arbejdsplads i hver, og derudover en arbejdsstation med 4 arbejdspladser. Der er mulighed for at læse mere om arbejdsstationer og kontorarbejdspladser under punkt 16 – Kontorarbejdspladser i sengeområdet.

Der er mulighed for at se pc-arbejdspladsen inkl. kobling til storskærm samt træne egne arbejdsgange med dokumentation på patientstuen i mock-up’en på Lykkebækvej 2.

Kontakt suh-kvalitet@regionsjaelland.dk, hvis I er interesseret i dette.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Dette er en stor kulturændring, der kræver et særligt fokus for både ledere og medarbejdere.

Stuegang og anden tidstro dokumentation sammen med - eller ved siden af – patienten, stiller nye krav til personalets kommunikation med patienten. Det gælder fx om, hvad der dokumenteres, hvorfor og hvordan, og hvad der i øvrigt foretages under dokumentation (fx opslag, kladder mv.). I de tilfælde hvor der benyttes storskærm, stiller det yderligere krav til skriftlighed, påpasselighed med diskretion m.v.

Inden indflytningen bliver det afgørende for alle afsnit at sikre en grundig drøftelse af de nye faciliteter til dokumentation, samt de mål om inddragelse, der ligger til grund for dem. Der er tale om en grundlæggende omlægning af dokumentationspraksis, som i de nye bygninger understøttes i langt højere grad af de fysiske faciliteter.
Alle afdelinger skal definere i en D4 vejledning, hvad der fremover skal dokumenteres på patient-stuen, så det er klart, hvad der skal foregå på henholdsvis patientstuen, på arbejdsstationerne og på andre kontorer. Denne opgave bliver central for at få dokumentationsflowet til at fungere bedst muligt i de nye faciliteter.
Derudover bør alle afsnit drøfte, i hvilke situationer det vil være relevant at benytte storskærmen i dialogen med patienten. Med til de drøftelser hører overvejelser om, hvilke patientgrupper der kan have gavn af at følge med i dokumentationen direkte på skærmen, og hvilke patientgrupper der vil have mere gavn af at se den færdige dokumentation på skærmen, som udgangspunkt for en samtale. I mange tilfælde vil det derudover være relevant at bruge storskærmen til at vise patientens samlede medicinliste, prøvesvar, resumeer, kommunikation med primær sektor, patientundervisningsmateriale mm.

Relevante vejledninger:

Det er derudover vigtigt, at afdelingerne overvejer, hvordan der dokumenteres samtidigt, hvis flere fagpersoner opholder sig hos patienten samtidigt i forbindelse med tværfaglig udredning, undersøgelse eller behandling. I nogle tilfælde kan det måske være relevant med en ekstra bærbar pc, en Rover, eller en aftale om, at én af fagpersonerne dokumenterer efter at besøget er afsluttet.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Parathedsgruppen for Sengeområder anbefaler, at personalets primære dokumentation foregår på patientstuen, også hvis det er planen, at noget skal konfereres efterfølgende. Der kan herefter igen dokumenteres i forbindelse med konferencen og patienten orienteres efterfølgende.
Det anbefales, at afdelingerne overvejer, om dokumentation på patientstuen kan lettes ved at indføre ’smart texts’ i SP.
Det anbefales, at afdelingerne indfører dokumentation på relevante stuer allerede inden flytning, så arbejdsgangen ikke er helt ny ved indflytningen. Det kan fx blot omfatte dokumentation af udvalgte emner.
Parathedsgruppen anbefaler, at alle afdelinger tager imod tilbuddet om træning i mock-up’en på Lykkebækvej 2, hvor forskellige faggrupper kan træne den nye dokumentationssituation. Træning kan være et vigtigt redskab for eksempelvis læger under uddannelse, som typisk bruger længere tid på at formulere journalindhold, og nogle gange har brug for at fremsøge relevant information undervejs. Endelig kan træningen understøtte drøftelser om arbejdsmiljø i forbindelse med den nye dokumentationssituation.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med personale, der ikke er ansat i sengeafsnittet, men som også skal bruge patientstuens eller arbejdsstationernes pc-arbejdspladser til at dokumentere. Det kunne fx være terapeuter, diætister, psykologer eller andre.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN – opdateret 17.5.2021

En arbejdsgruppe under parathedsarbejdet har indhentet erfaringer fra ibrugtagningen af enestuer andre steder i landet med fokus på at undersøge, om enestuen medfører øget ensomhed for patienten. Erfaringer fra Afdeling for Ældresygdomme på AUH har vist, at enestuen ikke fører til øget ensomhed – en ledende oversygeplejerske beskriver, at ”med enestuen er det muligt at skabe en social situation, hvis der er behov, mens det ved de tidligere flersengsstuer ikke var muligt at skabe ro”.

På samme afdeling har et studie vist, at forekomsten af delir er reduceret markant ved overgangen til enestuer (Blanford et al., 2020), muligvis på grund af mere ro, bedre muligheder for nattesøvn og mindre behov for at flytte patienten, fordi en del aktiviteter kan foregå på enestuen. Mens faldrisikoen ikke generelt var større på enestuer vs. flersengsstuer, er det dog muligt, at delirøse patienter har øget faldrisiko på enestuer (Blanford et al., 2020). I døren ind til patientstuerne på SUH vil der være et lille vindue, som kan åbnes af personalet og der er mulighed for at kigge ind, hvis patienten har behov for at blive holdt øje med.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Parathedsgruppen for sengeområder anbefaler, at afdelingerne inden indflytning drøfter, hvordan patientens trivsel kan understøttes på patientstuerne:

Er der særlige patientgrupper, som kunne være særligt udsatte for ensomhed. Hvad kan der gøres for at afværge det?
Hvordan motiveres patienterne til at komme ud af patientstuen og benytte opholdsfaciliteter mv. (obs. at opholdsrummet anvendes som anretterkøkken i 2023-2025)
Har afdelingen udarbejdet faglige videoer, som med fordel kan vises på skærmen for patienten. Eller kan der udarbejdes nyt materiale? (Fx diabeteskost, træningsøvelser, almene foredrag).

Følgende erfaringer/opmærksomhedspunkter stammer fra ibrugtagningen af de nye enestuer på AUH:

Kræver patientkategorien, at der tages særlige forholdsregler – fx demente/diffuse patienter?
Beskriv forholdsregler og placering af de dårligste patienter
Vær opmærksomme på, hvordan akutte situationer skal håndteres, og træn dem!

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN – opdateret 19.09.2022
Vigtigste ændringer: Medicinhylder kan ikke monteres på skrå.
Mindre ændringer ift. plantegning.

På hver etage findes et medicinrum på 11,3 m2, som skal servicere etagens 34-36 senge. På 2. etage er der undtagelsesvist 3 medicinrum, da etagen fra 2026 skal huse Intensiv. Dog tages der kun 1 medicinrum i brug på etagen ved indflytning i 2023.

Ved indflytningen i 2023 skal Øre-, Næse-, Hals- og Kæbekirurgisk Afdeling, sengeafsnit E1 og Ortopædkirurgisk Afdeling, sengeafsnit H1 dele medicinrum på en sengeetage, mens flere afsnit indenfor samme afdeling, eksempelvis A2 og A3, skal dele medicinrum på deres sengeetage. Derudover vil flere afsnit indenfor samme afdeling skulle dele medicinrum i fremtiden.

Fremtidens medicinrum er blevet til under forudsætningen af, at der implementeres en medicin-skabsfunktion på hver patientstue, hvorfra medicin kan dispenseres inden administration, se afsnit 22 om medicinskabsfunktionen på patientstuen. Derudover er forudsætningen, at der i fremtiden leveres færdigblandet IV-medicin, eks. antibiotika, til afdelingerne, samt væsker i særlige væske-vogne, hvorfor dette ikke vil fylde i medicinrummet. Det er intensionen, at væskevognene skal fungere som mobile skabe, hvorfra væskerne tages. Disse væskevogne placeres i nicher på senge-etagerne.

I 2016 blev klinikere inviteret med i designfasen og indretning af medicinrummet. Deres indstilling til indretning og udstyr er efterfølgende godkendt af Styregruppen for byggeriet/USK og Regions-rådet. Udstyr fra eksisterende medicinrum vil så vidt muligt blive genanvendt. Dog indkøbes nye medicinkøleskabe til alle medicinrum med automatisk temperaturmåling. Disse forventes at være uden frys.

Grundet bekymringer vedr. medicinrummets kapacitet, har SUH undersøgt dette nærmere.

Plads til den nødvendige medicin

I nogle medicinrum er der udfordringer med plads til den nødvendige medicin. Det er i Ko-ordinationsgruppen for Forandring besluttet, at der, som en midlertidig løsning indtil det fulde medicinkoncept er foldet ud, opsættes ekstra hylder i medicinrummene i sengeafsnit-tene. Whiteboardtavlen nedtages for at skabe plads hertil. Med denne løsning er der fortsat plads til et par plukkehylder for at tilgodese en hensigtsmæssig arbejdsgang ved arbejdsstationerne, samt opbevaring af et mindsket lager af præparater til opblanding af IV antibiotika ved akut behov. Der vil i nogle medicinrum også være behov for at inddrage 3-5 skuffer til medicinopbevaring. 100 og 250 ml. saltvand, sterilt vand og glukose leveres og opbevares fortsat i medicinrummet.

Levering af færdigblandet IV antibiotika

Som en del af forberedelserne til indflytning i fløj R, opstarter SUH sin egen Blandeenhed i Køge svarende til den i Roskilde. Blandeenheden vil levere færdigblandet IV antibiotika, hvilket forbedrer arbejdsmiljø, frigør sygeplejeressourcer samt mindsker pladsbehovet i medicinrummene. Afdelingsledelserne på de berørte afdelinger har været med i forberedelsesarbejdet, og Blandeenheden er gået i luften den 15. marts 2022.
Da der ikke kan tages højde for akutte indlæggelser, vil der efter indflytning i fløj R fortsat være et lager af præparater til opblanding af IV antibiotika i medicinrummene. Lageret vil dog være noget mindre end det der er på hylderne i dag.
På sigt overtager Sygehusapoteket leveringen af færdigblandet antibiotika samt andet færdigblandet medicin.

Væskevognskoncept

Væskevogne opbevares i nicher nær logistikkernen. Arbejdet vedr. leveringshyppighed samt estimering af indhold pågår. Der arbejdes under den forudsætning, at der aldrig skal mangle væsker på afdelingen.

Arbejdsgange vedr. væsker

Flere afdelinger har set en udfordring i, at væsken skal hentes i væskevognen for dernæst at medbringes i medicinrummet til scanning. Da indflytningen efterfølges af en periode, hvor Sygehusapoteket justerer væsker og leveringer til, er det vigtigt, at vognen ikke aflastes mhp. opbevaring af væsker i medicinrummet.
Ved tynde væsker, som ikke skal tilsættes medicin, er det ikke et krav, at der skal påføres label. Disse kan blot administreres på en rover hos patienten. Væsken skal dog være ordineret. Væsker som skal tilføres medicin skal fortsat scannes og påføres label i medicin-rummet.

Arbejdsstationer

Mange af de flyttende afdelinger har haft et ønske om etablering af en 4. arbejdsstation i medicinrummet. Etablering af en 4. arbejdsstation vil dog kollidere med krav om arbejdsmiljø og med patientsikkerhedsmæssige hensyn, hvorfor Koordinationsgruppen for Forandring har besluttet at en 4. arbejdsstation ikke etableres.
Det anbefales derfor, at man arbejder videre på andre mulige løsninger, således at man undgår trængsel i medicinrummet. Anbefalinger til mulige løsninger er forskudte tider til dispensering eller farmakonomservice (dispensering og/eller administration). Der kan selvfølgelig være andre muligheder, som passer bedst i de enkelte medicinrum.

Indretning

Det blev foreslået at opsætte en spritdispenser til venstre ved indgangen til medicinrummet. Det blev dog besluttet i Koordinationsgruppen for Forandring, at denne ikke opsættes. Det skyldes, at der dels allerede vil være opsat en spritdispenser ved håndvasken i medicin-rummet, og dels af hensyn til de nye gulve og vægge, som tager skade af spritdispenseren.
Stærkt smertestillende medicin skal, hvilket også er tilfældet i dag, opbevares i skuffer. Det er besluttet i Koordinationsgruppen for Forandring, at der ikke monteres lås på skufferne. Intervallet for alarm på åben medicinrumsdør nedsættes.
Sygehusapoteket har i nogle medicinrum behov for et par skuffer til opbevaring af medicin (jf. plads til den nødvendige medicin). Derudover kan skufferne indrettes frit evt. i samarbejde med Sygehusapoteket.

Køleskabskapacitet

Der har været en bekymring hvad angår køleskabskapaciteten i de nye medicinrum, da færdigblandet IV nu også opbevares her.
Det vurderes, at de nyindkøbte køleskabe på omkring 325 liter er tilstrækkelig til medicin og færdigblandet IV antibiotika, som skal opbevares på køl.

Mock up vs faktiske rum

Der er tidligere etableret en mock-up af medicinrummet i Xperiencebygningen på baggrund af de udleverede plantegninger. Dog viser der sig at være nogle ændringer af mindre karakter.

I ét af medicinrummene i ambulatorieområdet vil der være arbejdsstationer i begge sider af rummet, fremfor i kun den ene side.
Kommoden med hylder, som oprindeligt var placeret ved siden af køleskabet, er flyttet ind i midten af rummet. Det betyder at opsætningen af de ekstra medicin-rumshylder bliver anderledes end først tiltænkt.

Opmærksomhedspunkter

Møder med de flyttende afdelinger har medført flere opmærksomhedspunkter. Herunder følger en liste med dem, som afdelingerne selv kan arbejde videre med.

Medicinhylder og hyldehøjde: Det er tidligere oplyst, at hylderne i medicinrummet kan påsættes med en hældning. Dette har dog vist sig ikke at være tilfældet ved gennemgang af rummene. Man kan derfor forvente, at alle hylder ved indflytning sidder i en 90 grader vinkel. Hylderne monteres i skinner på væggen, hvorfor der er mulighed for at tilpasse højden ved at flytte hylden op/ned på skinnen. I kan allerede nu i afdelingen drøfte, hvorvidt der vil være behov for justering af hyldehøjde.
Rumdelere på hylderne: Rumdelere leveres ikke med det færdige medicinrum. Ønsker man rumdelere mellem præparaterne på medicinhylderne skal disse medbringes fra de nuværende medicinrum. De kommende hylder er hhv. 90*20 og 80*20 cm. Alternativt må afdelingen selv afholde udgiften til evt. nyindkøb heraf.
Medicinvogne og rulleborde i medicinrummet: USK indkøber 2 nye medicinvogne til hvert medicinrum. Er der behov for yderligere, skal de nuværende vogne medbringes fra egen afdeling.
Møbelhunde: Medbringes fra nuværende medicinrum
Affaldssortering: Affaldssorteringen i medicinrummet bliver på tilsvarende måde, som i de nuværende medicinrum.

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Har vi en hensigtsmæssig brug af medicinrummet i dag?

Er der tidspunkter, hvor ro og koncentration ikke kan opretholdes i medicinrummet?
Hvor og hvornår skal de studerende oplæres?
Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med
Sygehusapoteket, anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger? Eksempelvis ift. deling af et fælles medicinrum, således at det er klart, hvem der gør hvad, hvornår.
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?
Er der noget, vi skal være opmærksom på ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN – opdateret 17.5.2021

I Fremtidens SUH videreføres Region Sjællands kostkoncept, som det kendes fra i dag, og det over-ordnede bespisningsflow ændres ikke.

Al mad produceres i regionens køkkener og leveres som halv- og helfabrikata i single forpakning. Der forventes levering af mad 1 x i døgnet. Maden bringes til afdelingerne i vogne enten via logi-stikløsningen, som der er mulighed for at læse mere om under punkt 32 – Logistikkernen og punkt 34 – Varelevering med robottransport, eller af køkkenets forsyningspersonale.

Midlertidigt anretterkøkken 2023-2025

De endelige anretterkøkkener står først klar til brug fra 2025. I perioden fra 2023-2025 indrettes derfor midlertidigt anretterkøkken i opholdsrummet i den østligste sengearm*. Her findes de samme faciliteter, som vil være til stede i det færdige anretterkøkken efter 2025: Køl, frys, mikro-ovn, opvaskemaskine samt opbevaring af service og andre småeffekter. Den eneste forskel er derfor størrelsen på rummet. Det midlertidige anretterkøkken er indrettet, så der kan arbejde 2-4 personer samtidig.

*Undtagelsen herfra er KTA, som ligger i det område, der efter 2025 vil være intensiv. Her findes der ikke opholdsrum for enden af gangen. I stedet indrettes midlertidigt anretterkøkken i et andet rum på etagen.

Selvbetjening af drikkevarer

I både i perioden 2023-2025 og fremadrettet vil patienter og pårørende kunne hente drikkevarer og kaffe/te i loungeområdet foran personelevatorerne via en selvbetjeningsløsning. Når opholdsrummet efter 2025 ikke længere skal fungere som midlertidigt anretterkøkken, vil der også her kunne hentes drikkevarer, kaffe og te.

Personalebespisning

I 2023 ændres ikke i faciliteter for personalebespisning. Mad kan fortsat hentes i kantinen eller cafeen i vandrehallen. Der kommer et stort køleskab i personalerummet til personalets medbragte madvarer.

I 2025 kommer der en ny personalekantine samt en cafe i forhallen, som også kan benyttes af patienter og pårørende. Der vil ligeledes være automatløsninger, som kan benyttes døgnet rundt, også uden for personalekantinens åbningstider.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

Afdelingerne kan med fordel forberede sig på, at de øgede gangdistancer kommer til at påvirke arbejdsgangene. Bl.a.:

Længere distance fra anretter køkkenet/det midlertidige køkken til nogle af patientstuerne
Længere distance mellem områder med drikkevarer til patienter

Det anbefales derfor, at der i forberedelsen af de nye arbejdsgange tænkes i skridtbesparende løsninger.

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN - Opdateret 24.08.2021

Den kommende patientstue i Fremtidens SUH er indrettet i samarbejde med patienter, pårørende og personale. Bag indretningen af patientstuen ligger et princip om, at patientens indlæggelsestid skal bruges til at lære at håndtere egen sygdom. Flest mulige aktiviteter – herunder undersøgelse, pleje, træning og uddannelse i håndtering af egen sygdom – skal derfor foregå på patientstuen. Dette koncept kaldes Den Lærende Enestue, og de fysiske rammer er udviklet med henblik på at understøtte læring både i dialog med sundhedspersonalet og på egen hånd.

Patientstuen kan tilpasses den enkelte patients behov, og er indrettet på en måde, så patienten har så mange valgmuligheder som muligt. Det gælder blandt andet muligheden for at have pårørende til at overnatte. Der er indbygget en sovesofa til pårørende i vinduespartiet, som både kan benyttes som sofa i dagtimerne, til hvil i løbet af dagen og til overnatning, såfremt patienten og den pårørende ønsker dette. I patient- og pårørendeskabet findes en hotelpakke med linned, så der kan redes op til pårørendeovernatning, uden at dette pålægger personalet en ekstra arbejdsgang.

De pårørende kan hente mad i café og kiosk i vandrehallen, mens kaffe, te og vand kan hentes i selvbetjeningsløsninger i lounge-området foran elevatoren. Efter 2025, når de endelige afdelings-køkkener tages i brug, vil der også findes selvbetjeningsløsninger i opholdsrummet.

Det vil sandsynligvis være forskelligt fra afdeling til afdeling, hvor hyppigt, muligheden for pårørendeovernatning vil blive benyttet. De fysiske rammer giver mulighed for overnatning, men hvorvidt dette vil føre til en mærkbar forandring for patienter og personale er endnu uvist. Afdelingerne kan dog med fordel forberede sig på, at de kan opleve en højere grad af pårørendetilstedeværelse over hele døgnet, og forberede sig på, hvordan de pårørende bedst muligt kan indgå som en positiv ressource under patientens indlæggelsestid.

Obligatoriske forberedelser

Afdelingerne bør opdatere deres egne undersider på SUHs hjemmeside med information om evt. overnatningsmuligheder for pårørende på de enkelte afsnit, så det som patient/pårørende er nemt at finde information om, hvordan mulighederne er på de enkelte afdelinger/afsnit. Afsnit, der benytter de nye patientstuer, kan med fordel kopiere nedenstående tekst og rette til med evt. lokale opmærksomhedspunkter:

Alle patientstuerne på {afdeling/afsnit} er enestuer, der er indrettet med eget bad og toilet. På hver patientstue findes en sovesofa, som dine pårørende kan overnatte på, hvis du som indlagt ønsker at have en pårørende tæt på under indlæggelsen. Linned til pårørende vil kunne findes i skabet på patientstuen. Du og dine pårørende skal være opmærksomme på, at dine pårørende af personalet kan blive bedt om midlertidigt at forlade patientstuen på grund af faglige hensyn. Se mere yderligere praktisk information til patienter og besøgende her. (link til undersiden ’praktisk fra A-Z’ – denne opdateres nærmere flytningen med information om overnatningsmulighed mv.)

Teksten kan tilpasse afdelingens ønsker og behov, så den kan danne grundlag for forventningsafstemning mellem afdelingen og patienter og pårørende.

Forud for indflytningen bør afdelingen gennemgå eksisterende arbejdsgange i forbindelse med pårørendeovernatning og vurdere, om der er behov for revision af disse som følge af de nye rammer.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

En arbejdsgruppe under parathedsarbejdet anbefaler, at hver afdeling og afsnit forud for indflytning tager stilling til de lokale arbejdsgange for at sikre optimal forventningsafstemning, diskretion og samarbejde ifm. en forventet øget pårørendetilstedeværelse.

Lokale drøftelser kan have generel karakter, eller de kan tage udgangspunkt i, hvordan afsnittet eller afdelingen vil håndtere en række hyppigt forekommende situationer. Spørgsmål til lokale drøftelser kan eksempelvis omfatte:

Hvilke fordele giver en mulig øget pårørendetilstedeværelse for patienten, de pårørende og personalet?
Hvordan kan de pårørende bedst muligt indgå som en positiv ressource i patientens indlæggelsesforløb?
Hvilke udfordringer kan en mulig øget pårørendetilstedeværelse give (for patient, pårørende, personale), og hvordan forbereder vi os bedst muligt på dem?
Hvad skal de pårørende vide, når de kommer på besøg, og hvordan sikrer vi lettest muligt, at de får den relevante information?

Nedenstående cases kan bruges som inspiration, eller afdelingen eller afsnittet kan udvikle egne case-situationer til drøftelse:

I kommer ind til patienten og skal afholde stuegang, og patienten har netop fået flere pårørende på besøg. Hvordan forventningsafstemmer I med patienten ift. hvilke(n) pårørende, der skal – og ikke skal – deltage ved stuegang?
Patienten skal sengebades. Hans ægtefælle sidder på sovesofaen med en kop kaffe. Hvordan sikrer I på bedst mulig vis diskretion for patienten?
Patienten er meget træt og hviler størstedelen af døgnet. Hendes pårørende er meget involverede i hendes behandlingsforløb. De pårørende har en tendens til at overtage dialogen med behandlings- og plejepersonale og tale hen over patienten. Hvordan håndterer I dialogen med pårørende?

Opmærksomhedspunkter

De nye fysiske rammer ændrer måden, arbejdsgange og samarbejder tilrettelægges på. Det kan derfor være en god ide i forbindelse med forberedelsesarbejdet at besvare nedenstående spørgsmål:

Er der nogle samarbejdsaftaler, der ændrer sig? Eksempelvis med anæstesi, terapi, laboratorier, røntgen, socialrådgivere etc.
Er der noget, der kræver nye/opdaterede D4 vejledninger?
Er der noget, der kræver opmærksomhed ift. arbejdsmiljø?

Status: GRØN – opdateret 21.09.2022
Vigtigste ændringer: Roberta tilgængelig på alle sengeetager.
Fordelagtigt, hvis afdelinger overvejer Roberta-arbejdsgange.

I Fremtidens SUH bliver den primære forflytningsmetode på de fleste sengestuer den nyudviklede mobile forflytningsrobot, der har fået navnet Roberta. Den er designet i et innovationssamarbejde mellem Region Sjælland og firmaet PTR Robots med involvering af klinikere og teknikere på SUH og i plejesektoren.

Roberta kan både anvendes til forflytning og mobilisering af patienter. Den kan betjenes nemt med to fingre via joystick, og kører automatisk, så der ikke er behov for at skubbe og trække. Der-for kan en enkelt person anvende robotten til forflytning og samtidig have en hånd fri til fx at støt-te patienten. Fordi Roberta er mobil, er der ligeledes mulighed for løft ud af rummet, ligesom der kan forflyttes fra gulv til kørestol ved eksempelvis fald på gangen.

Roberta kan bære op til 250 kg, hvorfor det også er muligt at forflytte de fleste bariatriske patienter. Den kan spredes ud til flere meter, men når den ikke er i brug, kan den slås sammen til 1,35 m x 80 cm. Den har to bevægehastigheder, et tempo til transport, og et lidt langsommere tempo til forflytninger, og den er udstyret med bevægesensorer, så den ikke påkører personer eller inventar.

Roberta er forud for flytningen afprøvet på de flyttende afdelinger, der skal anvende Roberta. Ud over, at personalet herved har fået mulighed og for at lære den at kende og anvende den, skulle afprøvningen også give vigtig viden forud for udrulningen af forflytningsrobotten i den nye senge- og ambulatoriebygning i 2023, herunder:

Hvordan oplæres personalet bedst muligt i at anvende Roberta?

Afprøvninger har vist, at det er mest hensigtsmæssigt med 1,5 times undervisningsworkshop med efterfølgende test. Dette er udrullet på samtlige afsnit, der flytter.

Afdækning af opmærksomhedspunkter relateret til arbejdsmiljø og patientsikkerhed.

Der har ikke været nogen arbejdsmiljø anmeldelser relateret til Roberta og der er gennemført patientsikkerhedsvurdering, som ikke har givet anledning til behov for handling.

I den nye fløj R vil der være mindst én Roberta pr. sengeetage. Den fysiske placering af Roberta på etagerne bliver i første niche. Det er under afklaring, om der vil være en Roberta tilgængelig på ambulatorieetagerne. Der vil være loftslifte i nogle af ambulatorierummene, og det afklares med de indflyttende afsnit inden indflytningen, om løftebehovet er tilstrækkeligt.

Der kommer fortsat også til at være loftslifte i bl.a. følgende rum:

BDA
Intensiv
Traume-stue
Operationsstuer
Alle multistuer (fire multistuer pr. 36 senge – dvs. fire på hver sengeetage).

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Forud for indflytningen i den nye fløj R kan afdelingerne med fordel overveje arbejdsgange vedrørende Roberta i den nye bygning. Dette arbejde kan eksempelvis inkludere arbejdsgange vedr. placeringen af patienter med løftebehov på eksempelvis bestemte rum.

Anbefalinger til implementering

Som anført ovenfor anbefales det, at afdelingen har arbejdet med arbejdsgange for at sikre hensigtsmæssige processer mv. i forbindelse med brugen af Roberta til patienter med løftebehov.

Oplæring og Træning

Oplæringen i Roberta er sket i forbindelse med udrulningen af Roberta på de flyttende afsnit, og dette arbejde har også inkludereret en workshop. For nye medarbejdere vil oplæringen foregå gennem forflytningsvejleder på afsnittene.

Alle flyttende, relevante afdelinger vil have mulighed for at træne brugen af Roberta på deres afdeling, og der arbejdes på, at det også er muligt at afprøve Roberta i træningsugerne.
Der vil i træningsugerne blive optaget video af at Roberta forflytter en person fra patientstuen til patientbadeværelset.

Status: GRØN – opdateret 31.01.2023
Vigtigste ændringer: Skift fra røde til blå hjertestopknapper

Med det nye Hospitalsbyggeri introduceres både nye fysiske faciliteter, en ny strategi for at finde vej samt nye tekniske systemer til hjertestopkald.

Alt sammen forhold, der udfordrer akutfunktioner, hvorfor der bliver sørget for den nødvendige træning inden indflytning.

Der er en øget risiko for, at der kan ske fejl ved hjertestopalarmeringen og hjerte-lunge-redningen(HLR), fordi der introduceres et nyt system og SUH i denne forbindelse skifter fra røde hjertestopknapper til blå hjertestopknapper.

Det er en regional beslutning om at følge den europæiske standard ”code blue” og hermed også implementering af blå hjertestop knapper ved nybyggeri og hospitalsrenoveringer.

Implementering af blå hjertestopknapper er knyttet op på projektet Kritiske alarmer hvilket imø-dekommer et øget behov for at tilkalde forskellige former for assistance på flere kritiske niveauer.

Hjertestopknapper med forskellige farver vurderes, at kunne påvirke patientsikkerheden, og der-for udskiftes alle nuværende røde hjertestopknapper i den eksisterende del af Sygehuset til den blå udgave.

Det er vigtigt, at alle medarbejdere kender og kan afgive korrekt hjertestopalarmering, og ved hvor AED`erne hænger, og kan anvende dem samt kan finde vej i den nye bygning.

AED’er placeres i logistikkernen på hver etage. På baggrund af anbefaling fra hjertestopkoordinato-rerne er det besluttet, at der skal være en Rubens ballon på hver etage placeret ved siden af AED`erne ved elevatorerne. Hvordan de enkelte afdelinger vælger at organisere sig med antal og placering af Rubens balloner i øvrigt er op til afdelingerne, men der skal være mulighed for kunstig ventilation af en patient i ventetid på Genoplivningsholdet.

Genoplivningsholdet medbringer i øvrigt alt, hvad de skal bruge for at kunne iværksætte og gen-nemføre Avanceret Genoplivning overalt på sygehuset, herunder ABC udstyr, medicin og Defibrilla-tor(LP20), ilt og sug.

Oplæring og Træning

Hjertestopteamet har gennemført test af hjerte-lungeredning i mock up af patientstuen, som gav relevant input til organisering af hjertestop og akutkald i Fløj R.

Der er planlagt simulationstræning i de nye faciliteter for hjertestopholdet og MAT kald. Der vil være mulighed for at personale fra alle kliniske afsnit kan træne arbejdsgange vedr. hjertestop i træningsugerne i den nye bygning. D

Nyansat personale vil fremadrettet blive introduceret til AED`er ved den obligatoriske genoplivningsundervisning.

Alle medarbejdere skal i forbindelse med forberedelserne til indflytningen gennemgå E-læring om AED`er, som er udviklet af Dansk Råd for genoplivning.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Alle afsnit skal beslutte antal og placering af Rubens balloner udover den, der hænger sammen med AED`en i kernen.

Alle medarbejdere skal gennemføre e-learning vedr. AED’er.

Alle medarbejdere skal træne en case vedr. hjertestop som led i træningen i bygningen.

Nye understøttende logistik løsninger

Det nye logistikkoncept på Sjællands Universitetshospital tager udgangspunkt i, at rette varer er til stede til rette tid, på rette sted eller så nær ved, at det kliniske personale skal bruge mindst mulig tid på at håndtere og gå efter varer – det såkaldte just in time princip.

Der er mulighed for at læse mere om ”Driftsprincip 7 – ’Just in time’ levering af varer og udstyr” her.

Med introduktionen af den nye logistikløsning skal mange varer ikke længere bestilles. Sterile engangsartikler fra sterilcentralen og forbrugsvarer fra centraldepotet, som i dag bestilles via brik-systemet, vil blive leveret i fløj R fra RS lageret efter et forbrugsprincip baseret på forbrugsdata fra afsnittet. Levering af varer vil for store dele ske med robottransport i mobile skabe til logistik-kernen, hvor en serviceassistent tager imod varerne og placerer dem på rette sted. Der er mulighed for at læse mere om indretningen af logistikkernen under punkt 32 – Logistikkernen.
Varerne leveres med robottransport. Hyppigheden af leveringen vil blive justeret på dags, måneds og års basis. Udgangspunktet for leveringshyppigheden er et ”Reverse supply chain princip”, hvor der først kigges på

hvornår en opgave skal udføres
hvor lang tid den interne transport på hospitalet tager
hvor lang tid transporten på varemodtagelsesanlægget tager

Med denne viden kan det kortlægges, hvornår leveringer fra de regionale leverandører skal finde sted for at imødekomme ”Just in time” princippet. Den forventede effekt af dette er blandt andet, at behovet for fast depotplads til varer i afdelingerne formindskes.
Skulle der ske en ændring i afsnittes forbrugsmønster, vil der være en procedure for at få justeret varesortiment og forbrugsbehov, så afsnittet altid har de varer, der skal bruges, tæt på. Proceduren er under udarbejdelse, og kapitlet vil blive opdateret, når den foreligger.

Der vil stadig være varer, der skal bestilles af afsnittet; eksempelvis specialvarer eller varer, der bruges meget sjældent. Disse varer (skaffevarer) skal bestilles på samme måde som i dag – altså i Oracle. Herefter bliver produkterne modtaget og registreret på RS lager, hvor produkterne vil blive ompakket til et mobilt skab eller et lagerbur (hvis det fx ikke kan være i et mobilt skab) og sendt til SUH Køge, og videre til rette logistikkerne.

Vejledning med procedurer for varebestilling

Driftsafdelingen udarbejder en vejledning, som mere detaljeret beskriver, hvordan afsnittene skal forholde sig til det nye vareflow. I den vejledning vil det også fremgå, hvor afdelingerne kan ringe hen, hvis der skulle mangle en vare i et af de mobile skabe. Der vil som udgangspunkt altid være mulighed for at få fat på ekstra varer, hvis der er opstået et akut behov. I opstartsperioden vil der være et centralt lager på SUH.

Vejledningen vil også beskrive, hvordan afdelingerne kan indmelde mere permanente behov for ændringer af varesortiment eller vareleveringshyppighed.

Endelig vil der også fremgå information om, hvem man kan kontakte, hvis der er bestilt en skaffe-vare, som ikke er kommet frem som forventet.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Inden indflytning er det nødvendigt at hvert afsnit har deltaget i sortimentworkshop med IPL’s indkøbsafdeling, hvor afsnittets varer gennemgås og placeres i enten mobile skabe, depotrum eller gennemstikskabe/faste skabe. Arbejdet med vareanalysen og kategoriseringen er allerede i gang.

Inden indflytning er det ligeledes vigtigt, at alle relevante personaler er bekendt med den nye logistikløsning og processen for bestilling af varer.

Status: GRØN – opdateret 13.06.2022

Det nye logistikkoncept på Sjællands Universitetshospital tager udgangspunktet i, at rette varer er til stede til rette tid, på rette sted, eller så nær ved, at det kliniske personale skal bruge mindst mulig tid på at håndtere og gå efter varer for – det såkaldte just in time princip.

Der er mulighed for at læse mere om ”Driftsprincip 7 – ’Just in time’ levering af varer og udstyr" her.

Med den nye logistikløsning introduceres mobile skabe med sterile engangsartikler, væsker og forbrugsvarer. Linned vil følge det nye leveringsprincip, men leveres i pakkede linnedbure. Mad vil først blive integreret i logistikløsningen omkring 2025/2026 og leveres derfor i Fløj R efter samme princip som i dag. I de første måneder efter indflytningen bliver de mobile skabe – og alle andre transportvogne - leveret manuelt på samme måde, som det kendes i dag. Når robotterne er testet grundigt igennem, overtager de transporten af de mobile skabe og flere andre vogn-typer. Varer-ne ankommer med elevator via logistikkernen, hvor der er plads til fire vogne af gangen. Robot-terne afsætter og afhenter vognene i det rene logistikrum, hvorfra en serviceassistent transporte-rer varerne videre ud på afdelingen enten til placering i det indbyggede skab i undersøgelses- og behandlingsrummet, i gennemstiksskabet på patientstuen eller som mobilt skab i logistiknicherne på gangen eller i logistikrummene (de små depotrum i sengebenene). De mobile skabe vil fungere som skabe, hvor varerne tages direkte fra. Dette reducerer behovet for omlastning og udpakning af varer samt mængden af pap, der skal bortskaffes fra afsnittene.

I de første måneder efter indflytning i fløj R vil opfyldning i ambulatoriernes skabe dog blive vare-taget af det kliniske personale. Det skyldes, at der er tale om en kompleks sammensætning af va-rer, som fx procedurebakker, der ikke kan foretages fra lagerets side. På sigt vil denne opgave overgå til dedikerede serviceassistenter, der får den fornødne oplæring og træning til at kunne varetage opgaven.

Hver etage vil få tildelt 2 smartphones, som kan anvendes til alle de nye løsninger og IT systemer der bliver implementeret. Via denne smartphone kan serviceassistenten fx tilgå STYR (styresystem for blandt andet varetransporten – eller logististikstyresystemet) og danne sig et overblik over, hvor mange mobile skabe, der er på vej til etagen. Det er også via smartphonen at serviceassi-stenten vil få beskeder om indgående transporter. Første besked vil blive sendt når robotten har opsamlet en transportenhed fra varemodtagelsen. Denne besked indeholder en forventet leve-ringstid. Formålet er at informationen kommer i så god tid, at serviceassistenten har mulighed for at færdiggøre den arbejdsopgave man er i gang med inden transportenheden ankommer. Efter levering vil der blive sendt en bekræftelse på levering.

Efter implementeringen vil der forgå løbende dialog med serviceassistenterne, for at optimere, hvad disse informationer indeholder, samt hvornår de afsendes og hvor ofte de sendes.
Idet robotterne først implementeres efter et par måneder, vil kommunikationen ikke foregå via smartphone fra første dag, men i stedet via telefon mellem kælderen og serviceassistenterne.

Når robotterne er implementeret, vil det være nok for serviceassistenten at placere transportenheden på en ledig O/A plads, når en vogn er klar til afhentning. Dette vil automatisk skabe en transportordre og aktivere en robot til afhentning af vognen. Afhentningen sker automatisk, og derfor får serviceassistenterne ingen beskeder i den forbindelse.

I de første måneder efter indflytning skal afhentning ske manuelt. Det betyder, at serviceassistenten skal bestille en returtransport. Der udarbejdes særskilt oplæringsmaterialet vedr. dette.

Det bliver serviceassistenternes opgave at have det samlede overblik over og ansvar for logistikkernen i såvel senge- som ambulatorieområdet, samt at fylde varer op i det indbyggede skab i gennemstiksskabet på patientstuen, i logistiknicherne og logistikrummene.

Obligatoriske forberedelser forud for indflytningen

Fra 2022 vil flere afsnit dele ambulatorie- og sengeområder. Det betyder, at logistikkernen, nicherne og depotrummene skal deles. Det er derfor nødvendigt forud for indflytningen, at afsnittene i fællesskab tager stilling til, hvordan der skal disponeres over disse områder, så alle ved, hvor hvilke varer er placeret. Placeringen af varer aftales med Driftsafdelingen på sortimentworkshops, som allerede er planlagt. Derudover er det nødvendigt, at afdelingerne får udarbejdet procedurer for de nye arbejdsgange, der identificeres ifm. det nye logistiksystem. Det gælder især samarbejdet mellem afsnittenes personale og de tilknyttede serviceassistenter.

Anbefalinger fra parathedsgrupperne

I forbindelse med det centrale parathedsarbejde har modtagelse, håndtering og opbevaring af varer været drøftet, og parathedsgruppen er kommet med nedenstående anbefalinger, som kan bruges som udgangspunkt for dialogen om modtagelse, håndtering og opbevaring af varer i afdelingen:

Generelle varer (handsker, sprit mm.) kan med fordel fyldes op af serviceassistenten i for-bindelse med rengøring af undersøgelses- og behandlingsrummene og patientstuen.

Oplæring og træning

Der vil blive udarbejdet en manual til brugen af de nye apps på smartphonen samt procedurer for varemodtagelse i de første måneder, hvor robotterne endnu ikke kører.

I træningsugerne vil størstedelen af de serviceassistenter, der flytter til fløj R, få mulighed for at træne nye arbejdsgange på både senge- og ambulatorieetager.

Status: GRØN – opdateret 07.10.2022
Vigtigste ændringer: Link til video om FUO. Præciseringer og sproglige rettelser.

I Fremtidens SUH vil udstyr, der er mobilt, har anvendelsesmulighed på tværs af afsnit og afdelinger og som ikke har en hyppig anvendelsesgrad i løbet af dagen, skulle indgå i et fælles udstyrsdepot. Det kaldes Fælles Udstyrsordning (FUO).

Udstyr bestilles fra FUO via IT løsningen kaldet APPORT og rekvireres til det rum, hvor det skal benyttes. Udstyret leveres i et bur med robottransport til afsætning i det rene logistikrum på den pågældende etage just-in-time ca. inden for 30 minutter eller på det ønskede tidspunkt indtastet ved bestillingen. Serviceassistenter på afdelingerne sikrer, at udstyret leveres helt ind i det rum, det er bestilt til. På den måde er udstyret altid serviceret, rengjort og klar til brug. Returnering af udstyr foregår også i APPORT og udstyret transporteres tilbage til depotet i et bur fra rent logistik rum med robottransport.

FUO er med til at sikre, at rette udstyr er til stede til rette tid der, hvor det skal bruges - serviceret og klar til brug. Der er dog udstyr, som har en høj anvendelsesgrad i løbet af dagen, kun anvendes på en specifik afdeling/afsnit eller som er så tidskritisk, at man ikke kan vente på levering. Dette udstyr vil ikke indgå i FUO, men skal i stedet opbevares i afdelingen.

Hjælpemidler

Hjælpemidler, der i dag er tilgængelige i afdelingerne, vil også indgå i FUO. Hjælpemidlerne vil på samme måde som andet udstyr beskrevet ovenover, blive defineret sammen med afdelingen ift. høj anvendelsesgrad og om det har tidskritisk anvendelse og derfor skal opbevares i afdelingen.

Video med svar på spørgsmål fra medarbejderne

I denne video fortæller logistikkonsulent Emil Sikker fra Driftsafdelingen om, hvordan Fælles Udstyrsordning fungerer, og svarer på spørgsmål fra medarbejdere:

Hvordan får vi fat i udstyret?
Hvad skal vi gøre, hvis vi skal bruge det på skæve tidspunkter af døgnet?
Hvor længe kan vi beholde udstyret på afdelingen?
Hvad gør vi, når patienterne skal låne et hjælpemiddel med hjem? – og hvordan får vi hjælpemidlet retur?

Vigtigt!
De hjælpemidler patienterne skal låne med hjem efter udskrivelse, skal fortsat bestilles og håndteres som det foregår d.d. gennem henvisning til terapien via SP.

Bestilling af bariatrisk udstyr skal også fortsat foregå som d.d. ved bestilling via Sengeredningen.

Opmærksomhedspunkter

I forbindelsen med ibrugtagning af FUO vær opmærksom på:

At alle afdelinger vil have færre udstyr og hjælpemidler til rådighed på selve afdelingen. Dermed påvirkes arbejdsgange, som i dag indebærer brug af udstyr.
Hvordan arbejdsgangen omkring bestilling af udstyr skal foregå i det enkelte afsnit ift. at sikre personalet føler sig tryg ved at have rette udstyr til rådighed, når det kræves.
At analysere arbejdsgange omkring FUO for egne afsnit. Er der behov for at indgå aftaler i de enkelte afsnit om, hvem gør hvad.
Er der behov for opdatering eller udarbejdelse af nye D4 instrukser?

Oplæring og træning

Der er udarbejdet en manual om, hvordan IT løsningen APPORT skal anvendes til bestilling og returnering af udstyr. Denne manual er suppleres med generiske arbejdsgangsbeskrivelser, der knytter sig til FUO. Begge dele er tilgængelig i Kompetenceportalen, som findes under fanen ”Kurser”, vælg fanen ”Kursuskatalog” og søg på ”FSUH”. Her kan du vælge det E-learnings modul, der passer til din faggruppe, og herunder finde Fælles Udstyrsordningen. Der pågår en større revision af indhold i Kompetenceportalen.

Under træningsafviklingen i fløj R vil det kliniske personale få mulighed for at afprøve bestilling og returnering af udstyr fra FUO. Hver afdeling har en træningsansvarlig, som er med til at planlægge hvornår træning for den enkelte medarbejder kan finde sted.

Opdateret torsdag den 11. maj 2023